Zeitmanagement

10 Tipps für ein effektiveres Zeitmanagement

Wer kennt das nicht? Der Tag ist um und man hat das Gefühl, die Zeit nicht sinnvoll genutzt zu haben. 10 Tipps zum Zeitmanagement findet Ihr daher hier!

1. Strukturierung des Arbeitstages

Bevor die eigentlichen Aufgaben bearbeitet werden, gilt es eine zeitlich sinnvolle Konzeption für den aktuellen Tag zu erstellen. Hierbei steht die Priorisierung der einzelnen Bereiche und Themen im Vordergrund.

Eine Tagesstruktur wird entweder unmittelbar zu Beginn des Arbeitstages erstellt oder, falls möglich, am Ende eines Tages für den Folgetag.

2. Fokussierung auf eine einzelne Aufgabe

Je komplexer die zu erledigenden Aufgabenbereiche, desto eher ist die Gefahr einer Verzettelung gegeben. Anstatt zeitgleich an mehreren Projekten zu arbeiten, ist es für ein gutes Zeitmanagement hilfreicher, sich auf eine konkrete Aufgabe zu fokussieren und an dieser effektiv zu arbeiten.

Ablenkungen von Arbeitsabläufen sollten hierbei vermieden werden. Eine kurze Pause nach jedem erledigten Bereich ist für einen freien Kopf wesentlich.

3. Aufschieben von Aufgaben vermeiden

Komplizierte Aufgaben bieten eine Verlockung zur Prokrastination. Diese Form der Arbeitsunterbrechung ist sehr verständlich, löst aber das Problem auf lange Sicht nicht. Wenn ein Thema besonders schwierig und umfassend ist, sollte es nach Möglichkeit ganz oben auf der Prioritätenliste stehen. Je eher die komplexen Themen erledigt sind, umso angenehmer ist der weitere Arbeitsablauf.

4. Mut zum Abbruch

Nicht bei jeder Aufgabe ist ein Abschluss sinnvoll. Es kann sich im Verlauf der Bearbeitung zeigen, dass das Thema nichts Substantielles hergibt oder in eine wenig effiziente Richtung führt. An dieser Stelle kann ein Abbruch der Bearbeitung für das Zeitmanagement wichtig sein, um Ressourcen und Energien nicht sinnlos zu vergeuden. Eine kurze Rücksprache im Kollegenkreis ist hierbei zur Abklärung empfehlenswert.

5. Reflexionszeiten einplanen

Das Reflektieren der eigenen Arbeit gehört zu den wichtigsten Fähigkeiten in einem Unternehmen. Hierzu zählen Fragen zur Qualität der Arbeit und ebenso das Einholen von Feedback durch Kollegen oder einen Vorgesetzten. Eine gute Selbsteinschätzung der eigenen Arbeit führt zu einer effektiveren und zielorientierteren Arbeitsweise.

6. Arbeitsplatz sinnvoll gestalten

Zu einem guten Zeitmanagement gehört auch die richtige Arbeitsplatzgestaltung. Dazu zählen nicht nur die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf genügend Platz und eine geeignete Beleuchtung. Entscheidend ist die Selbstgestaltung des Arbeitsbereiches. Materialien und Unterlagen für das jeweilige Projekt sollten stets in Sicht- und Griffweite sein und nicht bei jedem einzelnen Arbeitsschritt neu gesucht werden müssen.

7. Zeitpuffer einplanen

Nicht jeder Arbeitsablauf verläuft nach dem gleichen Schema. Häufig lässt sich nicht genau einschätzen, wie viel Zeit die Aufgabe benötigen wird und ob gegebenfalls Verzögerungen im Prozess möglich sind. Für besonders umfangreiche und anspruchsvolle Projekte ist deshalb ein flexibler Zeitpuffer ratsam. Er nimmt den Druck einer frühen Deadline und ermöglicht genügend Spielraum für das Thema.

8. Nein sagen lernen

Wer bereits bis zum Hals in Arbeit steckt, ist mit noch mehr Aufgaben nicht gut beraten. Es erfordert Mut auf Anfragen nach zusätzlichen Projektübernahmen mit einem klaren Nein zu antworten. Ein Nein im Hinblick auf ein stimmiges Zeitmanagement sollte immer gut argumentiert werden und für das Gegenüber schlüssig und nachvollziehbar sein. Wer sich zu viel zusätzliche Arbeit aufbürdet, wird jedoch bereits bestehende Aufgaben nicht mehr zuverlässig erfüllen können.

9. Themen delegieren

Damit Aufgaben, die in die eigene Agenda zeitlich nicht mehr hineinpassen, dennoch nicht untergehen, ist ein Delegieren an Dritte wichtig. Nicht jede Aufgabe muss selbst erledigt werden, sinnvoll ist jedoch ein gutes Briefing an den ausführenden Kollegen, damit das Projekt qualifiziert bearbeitet wird.

Beim Delegieren von Themen ist es hilfreich, sich Gedanken über die Ressourcen und Kompetenzen des Kollegen zu machen. Ansonsten wird die Aufgabe nur verschoben und landet unter Umständen bei jemandem mit ähnlicher Zeitknappheit.

10. Aufgabenbereiche vereinfachen

Auch ein perfektes Zeitmanagement kann nicht immer verhindern, dass Aufgaben ineffizient strukturiert werden. Wenn Aufgabenbereiche mit ähnlichem Inhalt und gleichartiger Bearbeitungsweise gebündelt werden, lassen sich Arbeitsabläufe häufig erheblich vereinfachen und verkürzen. Das kann für Tätigkeiten der Recherche ebenso gelten wie für umfangreiche schriftliche Ausarbeitungen.

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