Debitorenmanagement

So optimieren Sie Ihr Debitorenmanagement

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Debitorenmanagement verbessern können und endlich zu Ihrem wohlverdienten Geld kommen. Haben Sie sich nicht auch schon oft gewünscht, mit den Fingern zu schnippen und Ihre stets zu spät zahlenden Kunden zur fristgerechten Überweisung des Geldes zu zwingen? Leider gibt es diese Möglichkeit bislang noch nicht, aber mit einem guten Debitorenmanagement können Sie immerhin sicherstellen, dass Sie langfristig eine gute Zahlungsmoral etablieren können. Sie können uns glauben, Debitorenverwaltung ist gar nicht so schwierig, wie man vielleicht denkt. Je strukturierter Sie vorgehen, desto einfacher wird es in Zukunft sein.

  1. Organisieren Sie sich: Gehen Sie Schritt für Schritt von Anfang an sämtliche Prozesse durch. Strukturieren Sie ganz genau, wem Sie welche Zahlungsfristen gewähren. 30 Tage Netto ist vielleicht nicht für jeden Kunden das Richtige, passen Sie sich dem Kunden, dessen Bedürfnissen und vor allem seinem Risiko genau an. Für einige sollte es vielleicht 14 Tage Netto sein, andere mögen Skonto und nochmals andere verdienen vielleicht auch 45 Tage Netto. Stellen Sie sicher, dass Sie genaue Kriterien für die jeweiligen Kriterien definieren. Ausserdem empfehlen wir Ihnen wärmstens, mit einer sehr guten Buchhaltungssoftware zu arbeiten. Sage und Bexio haben hierzu beide enorm gute Produkte, die Ihnen das Leben stark vereinfachen.
  2. Kreditlimiten: Denken Sie immer daran, dass Kreditlimiten immer von Ihnen selbst definiert werden können. Machen Sie Gebrauch davon! Starten Sie immer mit strikteren Limiten und lassen Sie Ihre Kunden genau wissen, dass Sie die Chance haben sich stets zu verbessern. Damit wird dem Kunden bewusst, dass er durch fristgerechtes Zahlen, langfristig mehr Waren auf Kredit beziehen kann. Das ist unbestritten die beste Methode, Ihre Kunden langfristig zu erziehen und für beide Seiten eine win-win Situation kreieren zu können.
  3. Kommunikation: Mit den heutigen technologischen Möglichkeiten und den CRM Systemen ist es möglich, die Kommunikation mit Kunden möglichst professionell zu strukturieren. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht bloss über geschäftliche Angelegenheiten zusammen reden, sondern versuchen Sie eine angenehme Kundenbeziehung herzustellen und fragen Sie stets nach dem Wohlbefinden. Diee Wichtigkeit eines Telefonanrufs ist hier nicht zu unterschätzen und gibt Ihnen weitere Möglichkeiten, sich optimal auf den Kunden einzustellen.
  4. Starten Sie früh: Fürchten Sie sich nicht, sich bereits vor Ablauf der Zahlungsfrist beim Kunden zu melden. Das soll dann ein sehr freundlicher Hinweis auf die bevorstehende Zahlung sein, vergleichen Sie hierzu auch unseren letzten Blogeintrag. Seien Sie sich aber bei frühzeitigen Hinweisen immer bewusst, dass der Kunde noch nicht überfällig ist, also versuchen Sie lediglich in einem Nebensatz darauf hinzuweisen.
  5. Warten Sie nicht: Debitorenmanagement 101. Wenn Sie sehen, dass eine Zahlung überfällig ist, warten Sie nicht. Denken Sie immer daran, Sie haben einen Vertrag abgeschlossen, der eine fristgerechte Zahlung voraussetzt. Genau so kann Ihr Kunde ein einwandfreies Produkt erwarten. Um die Zahlungsfristen zu überbrücken, bietet Advanon Ihnen eine optimale Lösung, so dass Sie stets Zugriff auf Liquidität haben.
  6. Erinnern, erinnern, erinnern: Leider gibt es keinen Weg, um die stetige Erinnerung der offenen Rechnungen. Belassen Sie es aber nicht bei standardisierten Mahnungen, sondern setzen Sie auch auf persönlichen Kontakt. Ein Telefon bewirkt Wunder und Sie werden schon bald eine signifikante Verbesserung der Zahlungsmoral sehen.
  7. Professionalität: Egal wie verkorkst die Situation scheint, bleiben Sie immer professionell. Manchmal hätten Sie allen Grund dazu, Ihren Emotionen freien Lauf zu lassen. Sie dürfen sich auch ruhig darüber ärgern, einer Zahlung nachzuspringen. Aber vergessen Sie nicht, dass Emotionalität leider äusserst selten zum gewünschten Erfolg führt. Vielmehr führt es zu Verbitterung und Ihr Kunde wird noch später bezahlen und bestellen wird er anschliessend auch nicht mehr. Das heisst, bleiben Sie ruhig und versuchen Sie so, möglichst schnell eine Lösung zu suchen, die für beiden Seiten passt.
  8. Stellen Sie sich auf Entschuldigungen ein: Das Schlimmste ist, sich auf die vielen Lügen der Kunden einzustellen. Seien Sie darauf vorbereitet, so können Sie besser damit umgehen.
  9. Abzahlungsplan: Stellt sich heraus, dass ein Kunde von Ihnen seriöse Zahlungsprobleme hat, einigen Sie sich auf einen Abzahlungsplan. Auch hier, bleiben Sie stets professionell und sind Sie sich bewusst, dass etwas Geld kriegen immer noch besser ist als gar nichts. Wenn Sie jetzt unprofessionell reagieren und Ihren Kunden rechtlich in die Ecke treiben, werden Sie mit grosser Wahrscheinlichkeit mit ganz leeren Händen ausgehen. Deshalb versuchen Sie zusammen mit Ihrem Kunden eine Lösung auszuarbeiten, die der langfristigen Zusammenarbeit entspricht.
  10. Gebühren und Anreize: Anreize haben schon seit Urzeiten den Menschen zum richtigen Verhalten verleitet. Machen Sie das auch mit Ihren Kunden. Das heisst, lassen Sie ihn wissen, dass die Kreditlimiten erhöht werden bei fristgerechter Zahlung und das Sie allenfalls auch bereit sind bei den Preisen für Ihre Produkte entgegenzukommen, sollte er fristgerecht zahlen.
  11. Experten: Ziehen Sie Experten bei, die Ihnen helfen, alles zu strukturieren. Arbeiten Sie beispielsweise mit einem Inkassobüro, die dann auch wissen, wie mit überfälligen Kunden umzugehen ist. Ausserdem sind Sie darauf spezialisiert, und Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Beim Management mit gesunden Debitoren bietet Ihnen Advanon die optimale Lösung, indem Sie stets Zugriff auf Liquidität haben und nicht auf das Geld warten müssen. So können Sie stets neue Wachstumschancen wahrnehmen und die Löhne Ihrer Mitarbeiter bezahlen.

Wir hoffen, Ihnen weitergeholfen zu haben. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen jederzeit sehr gerne zur Verfügung.

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Phil Lojacono

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