Rechnungsstellung

So gelangen Sie in 3 Schritten zu mehr Effizienz in der Rechnungsstellung

Viele KMU neigen dazu, sich für Effizienz-Verbesserungen auf jene Teile des Geschäfts zu konzentrieren, welche direkt mit den Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens zusammenhängen. Dabei werden oft die kleinen Schritte übersehen, welche in anderen, unscheinbaren Bereichen des Unternehmens zu signifikanten Effizienzgewinnen führen könnten. Einer dieser Bereiche ist die Rechnungsstellung.

Die Rechnungsstellung ist ein notwendiger Bestandteil der Unternehmensführung. Leider bindet sie sehr viel Zeit, welche auf produktivere Art und Weise eingesetzt werden könnte. Schon kleine Verbesserungen im Prozess der Rechnungsstellung und -bezahlung können zu grossen Effizienzgewinnen führen. In diesem Blogpost stellen wir drei konkrete Schritte vor, welche Sie als Geschäftsführer nehmen können, um Zeit zu sparen.

  1. Akzeptieren Sie elektronische Rechnungen und ermutigen Sie Ihre Kunden es Ihnen nachzuahmen

    In einem ersten Schritt können Sie Ihre Lieferanten und Kunden zur Benutzung elektronischer Rechnungen animieren. Es gibt heute praktisch kein Unternehmen mehr, das nicht in der Lage ist, die Rechnungen im PDF-Format statt auf Papier gedruckt zu versenden. Der Rechnungsversand auf Papier ist meist eher Routine als Voraussetzung. Ein Umsatteln von Papier auf PDF spart Zeit und Papier.

  2. Scannen Sie Ihre Rechnungen

    Wenn einige Lieferanten ihre Rechnungen nach wie vor in Papierform versenden, kann einfache Scanning-Software Abhilfe schaffen. Ein erster Vorteil eingescannter Rechnungen ist die einfachere Ordnung und Archivierung der Rechnungen. Zudem kann moderne Scanning-Software die gescannte Rechnung in für Computer lesbaren Text konvertieren. Dadurch können die Rechnungen nach bestimmten Wörtern durchsucht werden, wenn nötig. Wichtiger ist aber, dass die Software die Daten im Text direkt in Ihr System eingeben und den Prozess somit weiter automatisieren kann.

  3. Verbessern Sie Ihre Arbeitsprozesse durch Standardisierung und Vereinfachung

    Durch elektronische Rechnungen ergeben sich verschiedene Möglichkeiten die Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Gewisse Grundfunktionen wie der Empfang und die Genehmigung von Rechnungen können stanardisiert werden, was zu erheblichen Effizienzgewinnen führt. Die dadurch gesparte Zeit kann in anderen Bereichen des Unternehmens gewinnbringend eingesetzt werden. Zudem werden Ihre Geschäftspartner sich über Ihren effizienten Umgang mit Rechnungen freuen, da so Fehler und Verspätungen verhindert werden können.

Weitere Tipps zum Umgang mit Rechnungen finden Sie hier im Blog oder auf unserer Homepage.

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Phil Lojacono

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