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Outsourcing- in welchen Fällen ist es sinnvoll?

Sollen bestimmte Aufgaben intern erledigt oder vielleicht nicht doch besser an einen externen Dienstleister vergeben werden? Diese Frage stellen sich nicht nur Jungunternehmer in der Gründungsphase, sondern auch Führungskräfte etablierter Konzerne. Denn im Grunde ist Outsourcing ein wichtiges Instrument für Unternehmen, das – richtig eingesetzt – zahlreiche Vorteile mit sich bringen kann. Wird das Auslagern von Aufgaben aber zu intensiv oder an den falschen Stellen betrieben, entsteht mitunter Chaos, das zu bereinigen das Unternehmen viel Zeit und noch mehr Geld kostet.

Diese Erfahrung musste beispielsweise Anfang 2016 die Deutsche Bank machen. Wie die IT-Vorstand Kim Hammonds sagte: „Das Outsourcing ging eindeutig zu weit, die Balance ging verloren.“ Der Grund: In den Jahren zuvor hatte jeder Geschäftsbereich des Geldinstitutes eigene IT-Systeme einrichten lassen. Dadurch sei insgesamt ein viel zu komplexes System entstanden. Die Konsequenz: Nachdem 45 Betriebssysteme gleichzeitig gelaufen waren, sollen diese bis zum Jahr 2020 auf vier ausgedünnt werden.

Welche Vor- und Nachteile bringt Outsourcing mit sich?

Werden Aufgaben ausgelagert, können sich die Mitarbeiter eines Unternehmens voll und ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren. Das heisst auch, dass sowohl das Personal als auch die Ressourcen besser eingesetzt werden können, um die eigentlichen Unternehmensziele so gut wie möglich zu erreichen. Unternehmen, die Aufgaben auslagern, wählen deshalb in aller Regel professionelle Fachkräfte oder Unternehmen, die genau auf den jeweiligen Aufgabenbereich spezialisiert sind. Das bietet dem auslagernden Unternehmen zusätzlich die Möglichkeit, auf das Wissen des Dienstleisters zurückzugreifen, wodurch die Qualität der Arbeit insgesamt gesteigert wird. Eine wichtige Rolle spielen aber auch die Kosten. Denn: Soll eine Aufgabe im Unternehmen selbst erledigt werden, müssen üblicherweise zunächst Investitionen getätigt werden. Jedoch können sich die Anfangsinvestitionen zusammen mit den Folgekosten zu einem Kostenfaktor aufaddieren, der nicht mehr überschaubar ist. Externe Dienstleister hingegen bieten ihren Service zu Fixpreisen an, mit denen das auftraggebende Unternehmen entsprechend gut kalkulieren kann.

Allerdings stehen diesen Vorteilen auch einige Risiken gegenüber. Der grösste Nachteil dürfte wohl darin bestehen, dass sich die auftraggebenden Unternehmen vom Dienstleister abhängig machen und somit ihre eigene Handlungsfähigkeit – zumindest teilweise – einbüssen. Darüber hinaus sind die Kommunikationswege länger und der Auftraggeber hat weitaus weniger Einflussmöglichkeiten auf die Abläufe als bei einer internen Lösung. Und auch der Worst Case, nämlich der Konkurs des Dienstleisters, kann eintreten, wodurch wertvolles Know-how verloren geht.

Diese Fragen sind wichtig:

Die Basis für die Entscheidung darüber, ob ausgelagert werden soll oder nicht, bilden folgende Fragen:

• Welche Qualität bietet der Dienstleister?
• Wie gross ist der Aufwand für die externe Vergabe einer Dienstleistung?
• Wie wirkt sich das Outsourcing auf die eigenen Kernkompetenzen aus?

Pauschal lässt sich die Frage, ob das Outsourcing Sinn macht, also nicht beantworten, weil die Entscheidung über die Auslagerung stets nach einer gründlichen innerbetrieblichen Prüfung gefällt werden sollte. Dennoch gibt es einige Aufgaben, die ausgelagert werden sollten – einfach aus dem Grund, weil für eine interne Lösung zusätzliches Personal notwendig wäre und externe Kräfte in aller Regel billiger kommen.

Klassische Beispiele für Outsourcing

Ausgelagert werden beispielsweise gerne die notwendigen Reinigungsleistungen. Für ein Einzelunternehmen mit wenigen Räumen lohnt sich das meist nicht, Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern stehen allerdings oft vor der Wahl, ob sie selbst eine Kraft oder gleich externe Kräfte damit beauftragen. Ersteres bedeutet natürlich einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand, zudem muss das Unternehmen dafür Sorge tragen, dass die Reinigung auch erfolgt, wenn die Kraft krank oder im Urlaub ist. Auch für Unternehmen, die besondere Hygienevorschriften einhalten müssen, lohnt sich die Beauftragung externer Dienstleister, weil diese die entsprechenden Vorschriften kennen und umsetzen können.

Kleinstunternehmer können ihre Steuererklärung meist selbst erledigen, zumindest, sofern dem keine gesetzlichen Gründe wie die Rechtsform des Unternehmens oder Vorgaben eines Geldgebers entgegenstehen. Doch sobald ein Unternehmen gewachsen ist und mehrere Mitarbeiter beschäftigt werden, kann die Buchhaltung schnell unübersichtlich werden. Sofern keiner der Mitarbeiter die entsprechende Qualifikation besitzt, lohnt es sich also durchaus, die Buchhaltung, die Umsatzsteuer-Ermittlung sowie die Lohnbuchhaltung durch einen Steuerberater erledigen zu lassen. Bei grösseren Unternehmen macht es hingegen wiederum mehr Sinn, wenn diese Aufgaben intern erledigt werden und dafür eine zusätzliche Kraft eingestellt wird.

Einen eigenen Juristen anzustellen ist gerade für kleine und mittelständische Unternehmen unrentabel. Hier ist die Zusammenarbeit mit einer professionellen Kanzlei der sinnvollere Weg. Dies bietet zudem den Vorteil, dass in vielen Kanzleien Anwälte tätig sind, die sich auf verschiedene Rechtsgebiete spezialisiert haben.

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2 KommentareKommentar schreiben

  • Hallo,

    vielen Dank für Ihren sehr ausführlichen und informativen Beitrag. Da ich mich Aktuell mit dem Thema beschäftige, kommt mir Ihr Beitrag sehr zurecht. Anhand Ihres Artikels sind mir die Vorteile bzw. Nachteile von Outsourcing noch klarer geworden. Durch das Auslagern, erhofft sich das Unternehmen bessere und schnellere Ergebnisse zu geringen Kosten. Ich finde einer der Hauptvorteilen ist, dass sich das Unternehmen voll und ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren kann. Damit man es weiterhin Erfolgreich führen kann. Der andere Hauptgrund wäre die riesige Kostenersparnis. Man hat keine teurer Mitarbeiter sondern lediglich Zahlungen an den Dienstleister. Hier https://groe.me/call-center-outsourcing-vergleich las ich auch weitere interessante Themen über das Outsourcing. Man sollte Teilbereiche seines Unternehmen Auslagern, sobald man merkt das man mit der Arbeit nicht hinterher kommt. Um einen reibungslosen weiterverlauf des Unternehmens zu behalten.

    Mit freundlichen Grüßen
    S.Otto

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