Offerten erstellen - Wie geht das?

Was man beim Erstellen einer Offerte beachten sollte

Kleine und mittlere Unternehmen schreiben tagtäglich Offerten für ihre potenziellen Kunden. Ausserdem holen sie selbst Angebote ein. Denn das ist unerlässlich, wenn sie selbst eine Ware bestellen oder eine Dienstleistung in Anspruch nehmen möchten. Auch bei der Suche nach dem geeigneten Treuhänder bedienen sich kleine und mittlere Unternehmen der Offerten.

Was ist eine Offerte?

Eine Offerte ist ein Angebot: Ein Betrieb macht einem potenziellen Kunden einen Vorschlag zu einem Vertrag. Nimmt die Gegenseite die Offerte an, kommt der Vertrag zustande und ist für beide Parteien rechtswirksam. Laut Schweizer Obligationenrecht muss der Beauftragte “die ihm übertragenen Geschäfte oder Dienste vertragsgemäss” besorgen (OR, Art. 394).

Kostenfreie vs. kostenpflichtige Offerten

Wenn kleine und mittlere Unternehmen Offerten einholen, müssen sie dafür in der Regel nichts bezahlen. Allerdings können sich beide Parteien schon im Vorfeld darüber einigen, dass das Offerten Erstellen gegen Bezahlung vorgenommen wird: In der Autobranche und bei Zahnärzten ist es üblich, dem Kunden beziehungsweise Patienten ein kostenpflichtiges Angebot zu unterbreiten.

Was sollte eine Offerte beinhalten?

Wenn kleine und mittlere Unternehmen eine Offerte erstellen, sollte sie unbedingt die folgenden Angaben enthalten:

  • den eigenen Namen und die eigene Adresse
  • den Namen und die Adresse des Empfängers
  • das Angebotsdatum
  • die Angebotsnummer
  • den Gültigkeitszeitraum (genaues Datum)
  • genaue Mengen-/Massangaben
  • Angaben über Art und Umfang der Leistung
  • die Herstellungs- und Lieferbedingungen
  • die Einzelpreise
  • den Gesamtpreis
  • die Höhe des Steuersatzes
  • die Zahlungsbedingungen

Aus Gründen der leichteren Sortierbarkeit empfiehlt es sich, nur fortlaufende Offerten-Nummern zu vergeben. Der in der Offerte genannte Gesamtpreis ist immer inklusive Mehrwertsteuern. Er ist der exakte Preis, es sei denn, es ist in dem Angebotstext vermerkt, dass es sich dabei um einen ungefähren Kostenvoranschlag handelt.

Möchten kleine und mittlere Unternehmen Skonti oder Rabatte gewähren, so müssen sie ebenfalls beim Offerte Erstellen festgehalten werden.

Doch Vorsicht: Hat sich beim Offerte Erstellen ein Fehler eingeschlichen, sollte man den potenziellen Vertragspartner unbedingt sofort darauf hinweisen.

Wie können Offerten erstellt werden?

Offerten können mithilfe im Internet zum Download bereitstehender Gratis-Vorlagen oder mit speziellen Software-Programmen (wie beispielsweise bexio, Partner von Advanon)geschrieben werden. Letztere enthalten bereits sämtliche Angaben, die zum rechtsgültigen Offerte Erstellen benötigt werden. Die kleinen und mittleren Unternehmen tragen dann einfach die entsprechenden Informationen in die dafür vorgesehenen Felder ein. Wer als kleines und mittleres Unternehmen lieber mit herkömmlichen Software-Lösungen arbeitet, kann seine Offerte natürlich auch mit Word oder Excel erstellen. Auch diese Muster gibt es als kostenfreien Download. Darüber hinaus kann das kleine und mittlere Unternehmen auch auf webbasierte Programme zurückgreifen, die in Schweizer Rechenzentren gehostet und als Komplettlösungen inklusive Backups und Updates angeboten werden. (Mehr zur Digitalisierung für KMU hier)

Worauf man beim Offerte Erstellen unbedingt achten sollte

Kleine und mittlere Unternehmen, die eine Offerte erstellen oder annehmen, sollten beachten, dass die später zugestellte Rechnung möglicherweise den ursprünglichen Angebotspreis überschreitet. Das ist vor allem dann der Fall, wenn nicht vorhersehbare Arbeiten hinzukommen (Handwerker-Rechnungen!). Um langwierige Gerichtsverfahren zu vermeiden, empfiehlt es sich, den Auftraggeber rechtzeitig auf diesen Umstand hinzuweisen und sich dafür sein Einverständnis zu holen. Tut der Anbieter das nicht, ist der Vertragspartner nicht verpflichtet, den höheren Preis zu bezahlen. Bei einer ungefähr berechneten Offerte sind Preis-Abweichungen von maximal 10 Prozent akzeptabel (bei Zahnärzten: höchstens 15 %). In diesen Fällen enthält die Offerte des kleinen und mittleren Unternehmens meist die Angabe “Nach Regie” oder “Gemäss Aufwand”.

Kostenvoranschläge mit Festpreisen und Pauschal-Angebote sind grundsätzlich verbindlich, es sei denn, die kleinen und mittleren Unternehmen haben beim Offerte Erstellen einen Vorbehalt eingetragen: Hat sich der Anbieter in seiner Offerte zusätzliche Materialkosten und Mehraufwand ausdrücklich vorbehalten, ist der Leistungsempfänger später verpflichtet, die erhöhte Rechnung zu bezahlen.

 

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Katharina Boehringer

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